So schön sich Papier auch anfühlt, so umständlich ist es als Datenträger zu handhaben.
jeder von uns kennt das Problem, dass man nicht weiss, ob und wann die Post kommt, wo das Schreiben ist, auf das man lange gewartet hat und wenn das Schreiben mal im Umlauf ist, wo es sich gerade befindet. Und selbst, wenn man sich da toll organisiert hat, ist es im Urlaubs- oder Krankheitsfall schwer, hinter die Denkweise des Kollegen zu schauen und auch schwer, an seine Daten heranzukommen.
Das lässt sich mit modernen Methoden schöner machen. Wir nutzen für die hausweite Aktenführung das Dokumenten-Management-System Regisafe. Dort lässt sich alles schön nach einer vorgegebenen Logik (dem Aktenplan) ablegen. Für Flexibilität sorgen Vorgänge, bei denen man selber wählen kann, wie man diese organisieren möchte.
Es ist also nicht notwendig, seine Dokumente in eigens gewählten Verzeichnissen oder gar in Outlook aufzubewahren. Hat man seine Unterlagen in irgendwelchen Verzeichnissen, so bietet Regisafe tolle Möglichkeiten an, diese mehr oder weniger automatisch zu integrieren.
Dank der Regisafe-Mail-Schnittstelle lassen sich mit wenigen Mausklicks die Outlook-Mails schnell einem Vorgang zuordnen.
Hat man das System mal richtig am Laufen, dann ist einer der nächsten logischen Schritte, dass alles, was sich digital in eine Dokumentenform bringen lässt, auch nur noch digital angeboten wird – sprich: der gesamte Posteingang wird elektronisch aufbereitet.
Dies ermöglicht ein wesentlich ortsunabhängieres Arbeiten, zudem können manche Vorgänge parallel bearbeitet werden (während der Chef sich noch durch den Posteingang arbeitet, kann der Sachbearbeiter schon mit der Bearbeitung anfangen).
Und wenn man schon mal alles digital macht, dann kann man ja auch das Ausdrucken, falten und Eintüten von Briefen dem Computer überlassen. Dafür sorgt unser ePost-Dienst. Man druckt seinen Brief auf einen virtuellen ePost-Drucker, dieser liest die Adresse des Empfängers aus und übergibt den Brief automatisch an die Post und sorgt für die Zustellung.
Das geht auch mit komplexeren Postaufträgen wie Postzustellungsurkunden.
Übersicht über das Projekt POSTEINGANG
Übersicht über das Projekt POSTAUSGANG