Damit man auch komplexe Vorgänge wie z.B. den Posteingang digitalisieren kann, sollte man diesen analysieren.
Die Gemeinde Westoverledingen nutzt dazu die sogenannte Picture-Methode, welche speziell für Behörden geschaffen worden ist.
So wurde gemeinsam mit dem Vorzimmer geschaut, welche einzelnen Arbeitsschritte zur Zeit anfallen und diese in einem IST-Modell dargestellt.
Dieses IST-Modell lässt sich hier betrachten.
Dann geht das Spiel weiter und man formuliert ein Modell, welches die zukünftige Arbeitsweise in einem SOLL-Model darstellt.