Moin moin liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir alle kennen die Schlagzeilen: Cyber-Angriffe lauern gefühlt an jeder Ecke – und nein, damit meinen wir nicht nur den klassischen „Prinzen aus Übersee“, der uns Millionen vererben will. Die Tricks werden leider immer besser, sowohl im Büro als auch bei uns zu Hause auf dem Sofa.

Damit wir in Zukunft alle entspannter auf „Senden“ und „Empfangen“ klicken können, haben wir uns Verstärkung ins Boot geholt: Die Profis von SoSafe.

Was kommt da auf euch zu?

Keine Sorge, wir planen keine stundenlangen, trockenen Theorie-Vorträge im Besprechungsraum. Wir setzen auf Digitalisierung, die Spaß macht und in den Alltag passt:

• 5-Minuten-Snacks: Es gibt kurze eLearning-Module, die ihr perfekt zwischendurch bei einer Tasse Kaffee erledigen könnt. Kurze Videos, knackige Quizze – fertig.
• Wissen für den Feierabend: Das Beste daran? Die Tipps helfen euch nicht nur hier im Rathaus bzw. am Arbeitsplatz. Was ihr hier lernt, schützt euch auch beim Online-Shopping, beim Online-Banking oder wenn ihr privat auf Social Media unterwegs seid.
• Lernen durch Erleben: Wir werden auch ein paar interaktive Elemente in unseren Arbeitsalltag einbauen, damit wir alle ein Gefühl dafür bekommen, wie moderne Angreifer heute eigentlich ticken.

Ganz wichtig: Fehler machen ist erlaubt!

Wir wollen niemanden belehren oder gar kontrollieren. Uns geht es darum, gemeinsam eine „menschliche Firewall“ für Westoverledingen aufzubauen. Anonymität ist garantiert. Wir in der IT (und auch sonst niemand) sehen nicht, wer wo geklickt hat oder wie ihr bei den Quizzen abschneidet.

Wann geht’s los?

In den nächsten Tagen landet eine Einladungs-Mail von SoSafe in eurem Postfach. Schaut einfach mal rein, klickt euch durch den kurzen Start-Fragebogen (dauert keine 5 Minuten) und erstellt euren persönlichen Lernpfad.

Helfen wir gemeinsam mit, unsere Daten (und Eure privaten auch!) ein Stück sicherer zu machen.

Bei Fragen? Einfach kurz durchklingeln oder in der IT vorbeikommen.

Puh, son Umbau der Abläufe und Gewohnheiten dauert doch länger als man denkt. Aber es ist vollbracht. Mit Hilfe der Kollegen aus den verschiedensten Bereichen und unserem Dienstleister Regisafe können wir unseren digitalen Posteingang starten.

Hier findet Ihr schon einmal eine Anleitung, in der die wichtigsten Dinge, die man zu dem Thema wissen muss, erläutert werden.

Stöbert gern einmal durch.

Die Funktionalität des digitalen Posteingangs ist bereits „scharfgeschaltet“.

In den nächsten Tagen lassen wir dann testweise Dokumente durch diesen Eingang fließen, damit Ihr Euch an die Handhabung gewöhnen könnt und bestimmt finden wir dann ja auch noch das eine oder andere Schräubchen, an dem wir noch drehen müssen.

Regisafe hat eine Outlook-/Exchange-Synchronisation, die es ermöglicht, Mails und Termine sowohl in Outlook wie auch in Regisafe aktuell zu halten. Es ist eine echte Synchronisation, das bedeutet, dass eine aus Regisafe versandte Mail auch im Outlook-Postfach ist und umgekehrt.

Genau so funktioniert dies mit Terminen aus Outlook. Auch diese können in Regisafe synchronisiert werden.

Warum sollte man das nutzen?

Viele benutzen Outlook als „Pseudo-DMS“, legen sich Ordner an, schieben die Mails da rein, alles super. Bis man nicht mehr bei der Gemeinde arbeitet, man im Urlaub oder krank ist. Dann kommen die Kollegen ohne die Hilfe der IT schwer an die Informationen ran. Natürlich hat jeder seine eigene Struktur in Outlook aufgebaut, der eine nach Sachthemen, der andere nach Projekten, der Dritte nach Empfängern – viel Spass beim Suchen.

Regisafe ist unser zentraler Ort, an den alle (Berechtigten) herankommen, also deutlich besser geeignet zur Zusammenarbeit.

Wenn man Mails in Regisafe ablegen möchte, gibt es die Möglichkeit, diese aus Outlook in Regisafe rüberzuziehen. Schöner ist es, wenn man dies direkt aus Regisafe machen kann.

Kleiner Hinweis: Ihr seid verpflichtet, alles was zu einem Verwaltungsakt gehört, ordnungsgemäß abzulegen. Unsere zentrale Ablage, sofern nicht in Papier vorhanden, heisst Regisafe.

Wie legt man denn ab?

Es gibt in dem Regisafe-Mail drei Möglichkeiten, mit Mails „aktentechnisch“ umzugehen:

1 – Ablegen: die Mail und alles was dranhängt, wird in Regisafe abgelegt, vorher kommt das bekannte Ablegefenster, dass nach dem Aktenzeichen etc. fragt. Die Mail bleibt im Postfach, jetzt man ein Exemplar in der Akte und eins im Mailfach – muss man aufpassen, dass man nicht alles doppelt hat.

2 – Erledigen: Bester Knopf, bedeutet: Die Mail hab ich gelesen und brauch ich nicht mehr, also kann die weg. Draufklicken – und schwups isse verschwunden. Liegt noch ein paar Tage im Ordner „Erledigt“, also keine Angst haben.

3 – Ablegen und Erledigen in einem Schritt: Ein Klick auf diesen Button macht beides, legt die Mail in die zuständige Akte und erledigt die danach, sprich – raus aus dem Mailfach.

Und Outlook is jetzt weg?

Man kann gern sein Outlook weiterverwenden, um auf dem Handy Mails zu lesen/zu schreiben, für interne „echte“ Verwaltungsvorgänge kann man nahtlos Regisafe verwenden, Mails direkt aus dem System schreiben, Workflows verwenden usw.

Ein weiterer Vorteil:
Man bekommt seine Regisafe-Mails auch in Outlook, es ist also egal, von wo einer mir schreibt.

Aber wenn ich zweimal Mails bekomme, piepts ja auch zweimal …

Jetzt krieg ich ja die Mail in Outlook UND in Regisafe, dann krieg ich ja auch zweimal nen Hinweis, dass ich ne Mail hab – der Stress bringt mich um!

Ernstgemeinter Tipp: Ich würde das Piepen sowohl bei dem einen Mailprogramm (Outlook) wie auch bei dem anderen (Regisafe) deaktivieren. Lieber ab und an mal in sein Fach schauen, obs da was neues gibt, viel schöner für den Arbeitsflow … wer möchte, kann die Benachrichtigung auch nur in einem System deaktivieren, um immer auf der Höhe der Zeit zu sein.

Wie richtet man die Synchronisation ein?

Ganz einfach :

In Regisafe in das Menü PROGRAMME – EINSTELLUNGEN gehen …

Dort den Punkt Exchange-Synchronisation aufrufen

Dieser hat zwei Unterpunkte:

• Synchronisationseinstellungen

• Zugangsdaten

Schauen wir uns zunächst die Synchronisationseinstellungen an:

Am besten einfach alles anklicken und mit OK schliessen.

Wenden wir uns nun den Zugangsdaten zu:

Als Anmeldename nimmt man seine Mailadresse, also grundsätzlich vorname.nachname@westoverledingen.de

Als Passwort nimmt man das aktuelle Passwort, welches zum morgendlichen Anmelden in Windows benutzt wird. ACHTUNG: Ändert man das Passwort, muss man es auch hier ändern, das geht zur Zeit noch nicht automatisch

Bei E-Mail-Adresse trägt man seine Mail-Adresse ein, also wieder vorname.nachname@westoverledingen.de

Mit OK speichern.

Nachdem man die Systemeinstellungen geschlossen hat, dauert es jetzt ein Weilchen, bis die Daten synchronisiert sind, dies hängt ab von der Menge der in Outlook vorhandenen Daten.

Alles, was in Outlook in Ordnern vorhanden ist, wird auch in Regisafe mit übernommen (es is ja ne Synchronisation).

Wenn das Synchronisieren fertig ist, kann das Ergebnis so aussehen:

Links sieht man die Outlook-Ordner, in der Mitte die Mails und rechts die Details.

Ab jetzt kannst Du synchronisiert arbeiten

Du möchtest dabei sein? Toll. Fülle bitte das Anmelde-Formular aus, wir sammeln und melden uns schnell zurück.

Das Anmeldeformular: https://forms.office.com/e/x2BSUhVXVL

P.S: Es dürfen allerdings nur Mitarbeiter der Gemeinde Westoverledingen mitmachen

Hier gehts lang:

https://www.wdrmaus.de/extras/mausthemen/kuenstliche_intelligenz/index.php5

Die eRechnung hat Einzug gehalten in Deutschland. Immer mehr Rechnungsanbieter fragen nach und wollen wissen, welche Wege wir zur eRechnung anbieten.

Bisher hatten wir unsere Leitweg-ID und unsere Rechnungs-E-Mail-Adresse, inzwischen sind wir an das eRechnungs-Portal mit der wunderschönen Abkürzung ZeRN (ZEntraler Rechnungseingang Niedersachsen) des Landes Niedersachsen angeschlossen.

Jede Rechnung, die dort eingeht, wird sowohl in diesem Portal abgebildet wie auch per Mail in unsere Rechnungspostfach geleitet, worauf diese dann wie jeder andere Posteingang auch weiterverarbeitet wird.

Der Absender bekommt vom Portal eine Mail, dass seine Rechnung bei uns eingegangen ist und für den Fall, dass die eRechnung nicht ganz konform ist, bekommt der Absender darüber eine Information und i.d.R. versucht das Portal, die Rechnung dennoch zuzustellen.

Wie schickt man uns jetzt eine eRechnung?

Das Verfahren mit dem Portal sieht jetzt so aus (ich zitiere die Anleitung des Landes Niedersachsen, welche auch auf unserer Webseite zu finden ist):

1. Erstellen Sie Ihre eRechnung in Ihrem ERP-System oder im Niedersächsischen Antragssystem für Verwaltungsleistungen Online (NAVO).

Zur Einreichung Ihrer standardkonformen eRechnungen senden Sie diese an eRechnung(at)niedersachsen.de oder laden sie im NAVO hoch.

Alternativ können Sie Ihrer eRechnung über Peppol an folgende Peppol-ID versenden 0204:03-0021200040-12.

2. Geben Sie in jedem Fall in der eRechnung die Leitweg-ID Ihres Auftraggebers 034570022022-0-74 an.

Weiter müssen Sie in der eRechnung eine aktuelle E-Mail Adresse angeben (vgl. § 5 NERechVO).

Die eRechnung wird anschließend an den Rechnungsempfänger weitergeleitet.

Sie erhalten eine Bestätigung über den Eingang der auf Formatkonformität geprüften Rechnung.

3. Die eRechnung wurde erfolgreich zugestellt und wird durch den Rechnungsempfänger bearbeitet.

Weitere Informationen erhalten Sie auf der eRechnungs-Informationsseite des Landes Niedersachsen.

Eigentlich ganz einfach. Wer möchte, kann unseren Lieferanten auch dieses PDF zusenden, da ist das ganze noch etwas feiner erklärt.

Immer häufiger erreichen uns Anfragen von aussen, wohin die ab 2025 pflichtmässig zu empfangenden eRechnungen hin sollen und ab und an wird gefragt, welches Format wir da empfangen wollen.

Kurze Erklärung, gefolgt von Handlungsempfehlungen (wers eilig hat, scrollt runter zu den Handlungsempfehlungen):

eRechnung, was ist das?

Dass man Rechnungen per Mail versenden kann, ist ein alter Hut und kennt jeder. Für einige ist das schon Digitalisierung, für andere nur ein anderes Medium.

Nichtsdestotrotz müssen Rechnungen ausgedruckt, bestätigt und gestempelt werden und in der Buchhaltung werden dann in die Buchhaltungssoftware der Zahlungsempfänger, der Betrag und was man sonst noch so zum Verbuchen braucht eingegeben.

Da hat man sich europaweit gedacht: „Das muss doch irgendwie anders gehen, damit man Daten nicht mehrfach von einer Form in die andere bringen muss“. Am Ende kam man auf die eRechnung, von der es zwei Geschmacksrichtungen gibt:

Geschmacksrichtung 1 – Zucker mit Zimt – das ZugFerd

Nein, ich habe keinen Schlaganfall, ZugFerd ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – wow.

Rechnungen, die im ZugFerd-Format sind, haben folgende Bestandteile:

1. Eine PDF-Rechnung, in der wie gehabt alle Rechnungspositionen stehen, kann man ausdrucken, alles, wie man es kennt
   
2. Eine Datei im sogenannten XML-Format, in der in einer Art Datenbank alle Rechnungsinformationen drinstehen, so, dass man mit einer entsprechend schlauen Software die Daten automatisch einlesen und nicht wieder eintippen muss

Geschmacksrichtung 2 – Nur Zimt (wegen Weihnachten) – die eRechnung

Die Leute, die sich das mit der eRechnung ausgedacht haben, dachten sicher „wenn wir den Leuten lang genug Zeit zum Üben geben mit dem ZugFerd, dann modernisieren die sicher, wos nur geht und dann brauchen die PDF-Datei gar nicht mehr, da man sicher die Vorteile des automatischen Imports nutzt“ … und damit Willkommen in der Behördenwelt …

Egal, die „echte“ eRechnung besteht nur noch aus dem XML-Teil, also, wer also eben schön mitgelesen hat, aus folgendem:

2. Eine Datei im sogenannten XML-Format, in der in einer Art Datenbank alle Rechnungsinformationen drinstehen, so, dass man mit einer entsprechend schlauen Software die Daten automatisch einlesen und nicht wieder eintippen muss

Überlegt man sich mal den ganzen Prozess, ist das sehr sinnvoll, das so zu machen.

Laber, laber – was muss ich als Sachbearbeiter denn jetzt machen, jetzt kommt die Handlungsempfehlung:

In der Regel werden wir von den Rechnungs-Versendern folgendes gefragt:

1. Wo kann ich die Rechnung hinschicken?
   
   Da eRechnungen logischerweise auf elektronischem Weg versendet werden, allen Anfragern bitte die Mail-Adresse rechnung@westoverledingen.de als Empfängeradresse geben.
   
2. Welches Format können Sie verarbeiten?
   
   Wir können beide Formate verarbeiten, ZugFerd und eRechnung. Wenn einer ZugFerd anbietet, gerne diese Option wählen.
   
3. Ab und zu kommt die Frage nach der LeitwegID (repektive Peppol-ID)
   
   Wir haben diese ID, da das Verfahren von uns mit dem Land Niedersachsen noch nicht 100% synchronisiert ist, möchten wir die im Moment nicht nutzen, da wird 2025 sicher noch was kommen. Deswegen verrate ich die ID hier nicht.

Ich gehe davon aus, dass die Zahl der eRechnungen 2025 dramatisch zunehmen wird, es wird also sicher noch mehr Beiträge wie diesen zum Thema geben!

Im Zuge der immer stärker werdenden Digitalisierung benötigt man die Möglichkeit, digitale Unterschriften leisten zu können.

Digitale Unterschrift bedeutet nicht, dass man seine gescannte Unterschrift unter ein Schreiben einklebt, sondern dass man mittels elektronischer Verfahren sicher sein kann, dass das Dokument wirklich von dieser Person zu dieser Zeit signiert wurde.

Wer schon einmal in unser Standesamt geblickt hat, dem ist vielleicht der Kartenleser aufgefallen, mit dem die Standesbeamten mittels Ihrer Signaturkarte und der Eingabe eines PINs die amtlichen Dokumente signieren.

Um Euch langsam an diese Art der Signierung heranzuführen, bieten wir die Möglichkeit zur Signatur auch im Dokumenten-Management an. Wir arbeiten (vorerst) noch nicht mit Signaturkarten, sondern einem Passwort-Verfahren.

Was muss ich tun, um mitspielen zu können?

Ganz einfach, um sicherzugehen, dass Du der/diejenige bist, die die Unterschrift leistet, ist es einmalig erforderlich, sich ein Passwort für die digitale Unterschrift einruzurichten.

Dieses geht ganz leicht über das Menü PROGRAMM – Unterpunkt PASSWORT FÜR DIE ELEKTRONISCHE UNTERSCHRIFT…

Nach Anwahl dieses Punktes erscheint die Passwort – Aufforderung:

Das wars schon, zweimal eingeben, auf OK klicken – fertig.

Oh, da steht, ich soll mein altes Kennwort eingeben, weiss es aber nicht mehr? Keine Sorge, man kann das zurücksetzen, einfach ein Ticket an die IT schreiben (das können und dürfen nur Administratoren).

Praktischer Einsatz der elektronischen Signatur

Momentan bietet es sich an, die elektronische Signatur für verwaltungsinterne Zwecke zu verwenden.

Der Beispielfall zeigt, wie das klickmässig umzusetzen ist. Gerne selber Szenarien überlegen, wo es Sinn macht, eine bestätigte digitale Unterschrift auf einem Dokument zu haben (z.B.

• Vermerk an den Vorgesetzten, dass eine Akte geschlossen werden soll
• Bestellung für einen größeren Artikel geschrieben und der Vorgesetzte soll mit der Unterschrift genehmigen, dass bestellt werden darf.

)

Im vorliegenden Beispiel habe ich einen Vermerk geschrieben und möchte, dass mein Kollege per digitaler Unterschrift Kenntnis davon nimmt.

• Dokument anklicken und mit rechter Maustaste den Punkt ELEKTRONISCHE UNTERSCHRIFT, Unterpunkt UNTERSCHRIFT ANFORDERN auswählen

• Der Kollege bekommt jetzt eine Mail, in der er aufgefordert wird, die Unterschrift zu leisten. Dieses bewerkstelligt er, in dem er einfach oben auf “Erledigen” klickt.

• Der Kollege ist von dem Vermerk begeistert und bestätigt seine zu leistende Unterschrift mit Klick auf OK.

• Nun ist entsprechend die Unterschrift mit dem sich selbst vergebenen Passwort zu bestätigen. ´

• Die Unterschrift ist nun geleistet, der Anfordernde wird über die Unterschrift informiert.

• Natürlich lässt sich auch später bei jedem Dokument erkennen, dass dieses elektronisch unterschrieben wurde

Eigentlich ganz einfach, oder?

Wünsche, Ängste, Nöte, Anregungen?
Einfach mich anschreiben oder was kommentieren!

In unserem schönen Bundesland möchte man gerne Bürokratie aufbauen, Abläufe verbessern und insgesamt für alle Beteiligten eine Verbesserung erreichen.

Dazu hat unter anderem der NSGB einen Fragebogen entworfen und an die Mitglieder gesandt, in dem man melden kann, welche Rechtsnormen veraltet scheinen, welche Abläufe nicht so optimal laufen und was man woanders gesehen hat, was man toll fand.

Die Aufforderung, an diesem Fragebogen teilzunehmen, wurde letzte Woche schon per Mail geteilt. Nu dachte ich mir so „Bevor wir drölfmal das selbe hinschicken, können wir ja ein paar Antworten sammeln, zusammfassen, wos geht und DANN schicken wir das dem Land, na, die werden die Augen machen!“

Also, wer mag, gerne dieses Formular ausfüllen:

Klicke hier!

Vielen vielen Dank!

Die Gemeinde Westoverledingen kriegt bestimmt irgendwann mal einen Orden für den am längsten durchhaltenden DMS-Regisafe-Kunden, wir laufen auf das 30. Jahr der Nutzung zu – boah.

Im Laufe der Jahre haben wir viel an der Aktenstruktur getüftelt und viele Mitarbeiter nutzen das System zur Dokumentenablage, klasse.

Allerdings haben sich viele angewöhnt, Dokumente direkt unter das „rote“ Sachaktenzeichen abzulegen. Soll nicht, is so, als ob man alle Papiere, die man hat, in einen Kleiderschrank legt.

Legt man seit heute ein Schriftstück direkt unter einem Aktenzeichen an, kommt deswegen spätestens beim Erstellen der Mecker:

Nanu, kaputt?

Nee. Falls Dus noch nicht wusstest: Die Sachaktenzeichen sind zur Ordnung der „Sachen“ da, sind also ein Abbild unseres „offiziellen“ Aktenplans, deswegen kann auch kein Sachbearbeiter selber Aktenzeichen anlegen.

Für die eigene Struktur sollen die „grünen“ Teilakten / Vorgänge benutzt werden.

Ein Beispiel:

Als Aktenzeichen gibt es den Punkt

Bisher konnte mal alles zum Thema Schafzucht unter diesem Aktenzeichen ablegen. Ist man ein erfolgreicher Schafzüchter, kommen da schon viele Dokumente zusammen. Wie schön wärs doch, die eigene Schafzucht-Orga abzubilden.

Könnte zum Beispiel so aussehen:

Diese Teilaktenzeichen sind recht leicht anzulegen, haben den Vorteil, sich selber eine Struktur aufbauen zu können und man hat jetzt nicht mehr die Situation, dass unter einem Aktenzeichen mal eben 1200 Dokumente liegen, was der Übersichtlichkeit eher schadet.

Die Einstellung, Dokumente nur unter einem Teilaktenzeichen anlegen zu können, betrifft übrigens nur das Neuanlegen von Dokumenten. Die bisherigen Dokumente direkt unter der Aktenzeichenstruktur bleiben ja liegen, sollten aber beizeiten in die Struktur verschoben werden.

Ich bitte darum, sich da mal ein paar Gedanken zu machen. Ja, es ist ein klein wenig mehr Aufwand, hat man immer schon in dieser Logik gearbeitet, merkt mans gar nicht.

Ist der Aufwand so hoch, dass die tägliche Arbeit immens beeinträchtigt wird, bitte ich, sich bei mir zu melden.

Solltet Ihr Hilfe benötigen, gerne ein Ticket an die IT.

Immer ein offenes Ohr …

Hardy Hessenius