Immer häufiger erreichen uns Anfragen von aussen, wohin die ab 2025 pflichtmässig zu empfangenden eRechnungen hin sollen und ab und an wird gefragt, welches Format wir da empfangen wollen.

Kurze Erklärung, gefolgt von Handlungsempfehlungen (wers eilig hat, scrollt runter zu den Handlungsempfehlungen):

eRechnung, was ist das?

Dass man Rechnungen per Mail versenden kann, ist ein alter Hut und kennt jeder. Für einige ist das schon Digitalisierung, für andere nur ein anderes Medium.

Nichtsdestotrotz müssen Rechnungen ausgedruckt, bestätigt und gestempelt werden und in der Buchhaltung werden dann in die Buchhaltungssoftware der Zahlungsempfänger, der Betrag und was man sonst noch so zum Verbuchen braucht eingegeben.

Da hat man sich europaweit gedacht: „Das muss doch irgendwie anders gehen, damit man Daten nicht mehrfach von einer Form in die andere bringen muss“. Am Ende kam man auf die eRechnung, von der es zwei Geschmacksrichtungen gibt:

Geschmacksrichtung 1 – Zucker mit Zimt – das ZugFerd

Nein, ich habe keinen Schlaganfall, ZugFerd ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – wow.

Rechnungen, die im ZugFerd-Format sind, haben folgende Bestandteile:

1. Eine PDF-Rechnung, in der wie gehabt alle Rechnungspositionen stehen, kann man ausdrucken, alles, wie man es kennt
   
2. Eine Datei im sogenannten XML-Format, in der in einer Art Datenbank alle Rechnungsinformationen drinstehen, so, dass man mit einer entsprechend schlauen Software die Daten automatisch einlesen und nicht wieder eintippen muss

Geschmacksrichtung 2 – Nur Zimt (wegen Weihnachten) – die eRechnung

Die Leute, die sich das mit der eRechnung ausgedacht haben, dachten sicher „wenn wir den Leuten lang genug Zeit zum Üben geben mit dem ZugFerd, dann modernisieren die sicher, wos nur geht und dann brauchen die PDF-Datei gar nicht mehr, da man sicher die Vorteile des automatischen Imports nutzt“ … und damit Willkommen in der Behördenwelt …

Egal, die „echte“ eRechnung besteht nur noch aus dem XML-Teil, also, wer also eben schön mitgelesen hat, aus folgendem:

2. Eine Datei im sogenannten XML-Format, in der in einer Art Datenbank alle Rechnungsinformationen drinstehen, so, dass man mit einer entsprechend schlauen Software die Daten automatisch einlesen und nicht wieder eintippen muss

Überlegt man sich mal den ganzen Prozess, ist das sehr sinnvoll, das so zu machen.

Laber, laber – was muss ich als Sachbearbeiter denn jetzt machen, jetzt kommt die Handlungsempfehlung:

In der Regel werden wir von den Rechnungs-Versendern folgendes gefragt:

1. Wo kann ich die Rechnung hinschicken?
   
   Da eRechnungen logischerweise auf elektronischem Weg versendet werden, allen Anfragern bitte die Mail-Adresse rechnung@westoverledingen.de als Empfängeradresse geben.
   
2. Welches Format können Sie verarbeiten?
   
   Wir können beide Formate verarbeiten, ZugFerd und eRechnung. Wenn einer ZugFerd anbietet, gerne diese Option wählen.
   
3. Ab und zu kommt die Frage nach der LeitwegID (repektive Peppol-ID)
   
   Wir haben diese ID, da das Verfahren von uns mit dem Land Niedersachsen noch nicht 100% synchronisiert ist, möchten wir die im Moment nicht nutzen, da wird 2025 sicher noch was kommen. Deswegen verrate ich die ID hier nicht.

Ich gehe davon aus, dass die Zahl der eRechnungen 2025 dramatisch zunehmen wird, es wird also sicher noch mehr Beiträge wie diesen zum Thema geben!

Im Zuge der immer stärker werdenden Digitalisierung benötigt man die Möglichkeit, digitale Unterschriften leisten zu können.

Digitale Unterschrift bedeutet nicht, dass man seine gescannte Unterschrift unter ein Schreiben einklebt, sondern dass man mittels elektronischer Verfahren sicher sein kann, dass das Dokument wirklich von dieser Person zu dieser Zeit signiert wurde.

Wer schon einmal in unser Standesamt geblickt hat, dem ist vielleicht der Kartenleser aufgefallen, mit dem die Standesbeamten mittels Ihrer Signaturkarte und der Eingabe eines PINs die amtlichen Dokumente signieren.

Um Euch langsam an diese Art der Signierung heranzuführen, bieten wir die Möglichkeit zur Signatur auch im Dokumenten-Management an. Wir arbeiten (vorerst) noch nicht mit Signaturkarten, sondern einem Passwort-Verfahren.

Was muss ich tun, um mitspielen zu können?

Ganz einfach, um sicherzugehen, dass Du der/diejenige bist, die die Unterschrift leistet, ist es einmalig erforderlich, sich ein Passwort für die digitale Unterschrift einruzurichten.

Dieses geht ganz leicht über das Menü PROGRAMM – Unterpunkt PASSWORT FÜR DIE ELEKTRONISCHE UNTERSCHRIFT…

Nach Anwahl dieses Punktes erscheint die Passwort – Aufforderung:

Das wars schon, zweimal eingeben, auf OK klicken – fertig.

Oh, da steht, ich soll mein altes Kennwort eingeben, weiss es aber nicht mehr? Keine Sorge, man kann das zurücksetzen, einfach ein Ticket an die IT schreiben (das können und dürfen nur Administratoren).

Praktischer Einsatz der elektronischen Signatur

Momentan bietet es sich an, die elektronische Signatur für verwaltungsinterne Zwecke zu verwenden.

Der Beispielfall zeigt, wie das klickmässig umzusetzen ist. Gerne selber Szenarien überlegen, wo es Sinn macht, eine bestätigte digitale Unterschrift auf einem Dokument zu haben (z.B.

• Vermerk an den Vorgesetzten, dass eine Akte geschlossen werden soll
• Bestellung für einen größeren Artikel geschrieben und der Vorgesetzte soll mit der Unterschrift genehmigen, dass bestellt werden darf.

)

Im vorliegenden Beispiel habe ich einen Vermerk geschrieben und möchte, dass mein Kollege per digitaler Unterschrift Kenntnis davon nimmt.

• Dokument anklicken und mit rechter Maustaste den Punkt ELEKTRONISCHE UNTERSCHRIFT, Unterpunkt UNTERSCHRIFT ANFORDERN auswählen

• Der Kollege bekommt jetzt eine Mail, in der er aufgefordert wird, die Unterschrift zu leisten. Dieses bewerkstelligt er, in dem er einfach oben auf “Erledigen” klickt.

• Der Kollege ist von dem Vermerk begeistert und bestätigt seine zu leistende Unterschrift mit Klick auf OK.

• Nun ist entsprechend die Unterschrift mit dem sich selbst vergebenen Passwort zu bestätigen. ´

• Die Unterschrift ist nun geleistet, der Anfordernde wird über die Unterschrift informiert.

• Natürlich lässt sich auch später bei jedem Dokument erkennen, dass dieses elektronisch unterschrieben wurde

Eigentlich ganz einfach, oder?

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