Im Rathaus und am Bauhof wurden Ende September die Drucker getauscht, auch kamen neue Kopierer ins Haus.
Warum machen wir das?
Der Druckertausch ist tatsächlich Teil der Digitalisierungs-Strategie der Gemeinde Westoverledingen.
Auf Dauer ist das Ziel, dass so gut wie gar nicht mehr gedruckt wird und ich bitte jeden, vor jedem Ausdruck zu überlegen, ob dieser wirklich sein muss, obs nicht auch die Ausgabe in ein PDF tut, vielleicht reichts ja auch, eine Information als Mail weiterzuleiten. Da die Akten in Westoverledingen über das Dokumenten-Management-System geführt werden, ist es ohnehin erforderlich, Informationen in digitaler Form vorzuhalten.
Das nochmal als kleiner Appell.
Zudem hat der Tausch weitere handfeste Vorteile:
- Durch das AdHoc-Beschaffen von Druckern in den letzten Jahren wurde eine bunte Wiese an verschiedenen Geräten beschafft. Da gibt es den Drucker von HP, den Kopierer von Canon, Xerox oder vergleichbaren Anbietern.
- Dies hat zur Folge, dass jeder Drucker „irgendwie anders“ funktioniert. Ist sowohl für die Bediener unglücklich, wenn man mal auf einem Drucker drucken muss, den man nicht so kennt und ist für die IT noch unglücklicher, da man im Problemfall jeden Drucker neu „behandeln“ muss, was dazu führte, dass ein sehr grosser Anteil von IT-Arbeit in die Drucker hineinging
- Wir geben xTausende von Euros für Toner und Tinte aus, was durch einen einheitliche Druckerlandschaft stark kostenmässig reduziert wird (die gesamte Leasing-Summe inklusiver Wartung und Verbrauchsmaterial kostet uns ab jetzt für das ganze Haus weniger als der bisherige Tonerverbrauch)
- Die Wartung der Geräte liegt in der Hand des Lieferanten; natürlich hilft die IT gern bei kleineren Zipperlein, aber wenn Drucker schwer lösbare Probleme haben (irgendwie druckt der kein Blau, jede dritte Seite hat nen Streifen) ist dafür der Support des Lieferanten zuständig.
- In einer Kommunalverwaltung werden oft Dinge gedruckt, die Pesonenbezug haben und somit unter datenschutzrechtliche Regelungen fallen. War es bisher so, dass bei Ausgabe auf grösseren Geräten man immer ein bisschen Angst haben musste, dass nicht Befugte einen Blick auf einen Ausdruck erhaschen, so besteht jetzt die Möglichkeit, über den sogenannten „Sicheren Druck“ dafür zu sorgen, dass ein Druck nur dann auf einem Drucker/Kopierer gedruckt wird, wenn man dazu legitimiert ist, diesen auf dem Gerät freizuschalten. Dies geschieht dadurch, dass man seinen Zeiterfassungs-Chip auf die entsprechende Stelle des Druckers hält.
Übersicht über die einzelnen Projektschritte: