Wenn man direkt aus dem Outlook der Gemeinde mal auf so einen tollen Digitalisierungspost antworten oder sich für ein E-Mail-Abo anmelden möchte, kriegt man oft son olles „Bad Request“ angezeigt.
Das liegt an den Sicherheitseinstellungen unseres Netzes, welche nicht so einfach Zugriffe von innen nach aussen zulassen wollen (was auch prinzipiell gut ist, hier nervts halt ein bisschen).
Was kann man da machen?
Du möchtest Teil der hippen Digitalisierungs-Community in Westoverledingen sein und mit kommentieren (was ich ausdrücklich begrüße). Dann geh einfach direkt auf die Seite und kommentiere von da aus, das funktioniert eigentlich immer.
Das Kommentarfeld steht unter allen Beiträgen auf der Seite.
So sieht ein Kommentarfeld aus (extra blau eingefärbt, damit man es nicht mit dem echten Kommentarfeld unter diesem Beitrag verwechselt 🙂 ).
Das frisst alles, was ihm vor die (nicht vorhandene) Nase kommt.
Wir haben so ein Krümelmonster für alle Arten von Informationen, die man am Computer in Ordnern, Mailprogrammen etc. hat. Dieses Krümelmonster nennt sich Regisafe.
Darin sollen alle digital verfügbaren Informationen (sofern sie sich nicht in Fachverfahren befinden) gelagert werden. Wenn wir anfangen, unsere Eingangspost zu digitalisieren, brauchen wir also digitale Akten.
Ein paar Vorteile, wenn man seine Daten in Regisafe aufbewahrt:
Es gibt einen schön strukturierten Aufbau, der es ermöglicht, Dokumente nach einer gewünschten Ordnung abzulegen (und wiederzufinden)
Durch ein feines Rechtesystem kann man bestimmen, wer welche Informationen sehen und bearbeiten können soll. Dies geht sogar über bestimmte Zeiträume (wenn man möchte, dass eine Person mich nur während meines Urlaubes vertreten soll)
Sobald ein Dokument in Regisafe liegt, ist es automatisch über die Regisafe-App, die auf Smartphones und Tablets läuft, erreichbar. Also mal eben auf einer Sitzung, auf der man keinen PC dabei hat, sich eine Information holen, ist kein Problem. Ist Dein Adressbestand in Regisafe sauber gepflegt, kannste Dir dort schnell mal ne aktuelle Telefonnummer von dieser oder jener Person besorgen (und auf dem Handy sogar direkt aus Regisafe dei Nummer wählen lassen)
Regisafe kann so Sachen wie „Wiedervorlage“ – das System erinnert mich an Fristen, nix wird mehr „verschwitzt“
Aber …
Ich hab ja gar keine elektronischen Akten in Regisafe oder meine Struktur passt gar nicht?
Da empfehle ich ein Gespräch mit der Digitalisierung, um sich das mal anzuschauen und eine Struktur aufzubauen.
Ich habe mir so eine schöne Windows-Ordnerstruktur gebastelt, wie krieg ich die in Regisafe rein?
Das Krümelmonster ist ganz schön hungrig und war listig bei der Findung von Methoden, an was zu essen zu kommen. Ein paar dieser Methoden möchte ich hier nennen:
Zieh!
Man kann in Regisafe Dokumente einfach per Drag and Drop reinziehen, das ist für einzelne Dokumente ganz schön. Grundsätzlich kann Regisafe alles verarbeiten, was man auf einem Computer speichern kann, man kann also nicht nur Office-Dateien und PDFse ablegen, sondern auch mal ne Datei mit Bildern oder eine DTA-Datei.
Importier!
Hat man aber mehrere hundert Dokumente und diese auch noch schön verschachtelt in Ordnern, gibt es ein Tool, welches genau die Struktur in Regisafe abbildet. Das sollte in Absprache mit der Digitalisierung und der IT erfolgen.
Ordne!
Du kannst Regisafe anweisen, Ordner zu überwachen und immer, wenn in diesem Ordner was liegt, bietet Regisafe an, dieses in eine elektronische Akte abzulegen. Vorteil: Man kanns nicht vergessen 🙂
Druck! – aber natürlich virtuell
Es gibt ja manchmal Sachen wie z.B. Internetseiten, die sich nur schwer abspeichern lassen oder ein Fachverfahren, welches Daten nur in einem Fenster ausgibt.
Sofern sich diese Sachen drucken lassen, kann man den sogenannten „IQ-Drucker“ verwenden, dieser erzeugt aus der Bildschirmanzeige was abzulegendes.
Alternativ gibts die Möglichkeit, ein Dokument als PDF abzuspeichern und dann über die unter „ZIEH!“ genannte Möglichkeit abzulegen
Fazit:
Es gibt ne Menge Methoden, seine Daten in das DMS hineinzubekommen. Wie dies im Einzelnen funktioniert, steht in der Regisafe-Onlinehilfe oder wird demnächst noch näher beschrieben.
Sollten Ideen oder Fragen zu einem dieser Themen sein, gerne bei der Digitalisierung melden.
40 Jahre irrten die Israeliten durch die Wüste, 40 Jahre gabs die DDR und nu das, 40 Jahre öffentlicher Dienst.
Am 01. August 1984 fing ich in einer deutlich kleineren Arbeitsumgebung an, die Rathausmannschaft hatte keine 50 Leute, der Bauhof 10 und es gab nur einen Kindergarten (wenn ich mich recht entsinne).
Schon als Auszubildender fiel ich durch Fragen wie „warum machen Sie das denn selber, das kann ein Computer doch viel schneller“ auf, was meine Beliebtheit in ungeahnte Höhen schrauben liess.
Möglicherweise ging ein Aufatmen durch manche Abteilung, als ich nach der Prüfung zum Verwaltungsfachangestellten das Haus erstmal verliess, um den damals noch vorgeschriebenen Zivildienst abzuleisten.
In der Zwischenzeit fiel die Mauer und zwei vom Ansatz her unterschiedliche Systeme wurden zusammengeführt. Privat führte das dazu, dass auch meine Familie um einen Ost-Teil erweitert wurde, von dem bis zum Mauerfall niemand etwas wusste (ausser mein Opa, der in den 40er Jahren des vorherigen Jahrhunderts dort seine Spuren hinterlassen hatte und sein Leben lang Befürworter der Mauer war … tjä … das Leben wird vorwärts gelebt und rückwärts verstanden)
1990 durfte ich dann als einer von zwei „Computerfuzzis“, wie damals wohl unser offizieller Titel war, wieder anfangen. Karsten Meyerhoff (den einige von der ARES-Hotline kennen) und meine Wenigkeit hatten die Aufgabe, ein „echtes“ Netzwerk einzuführen. Karsten ist der ernsthaft dreinschauende vorne auf dem Bild.
Damals gab es noch keine echten Vergaberichtlinien, man konnte also, wenn man sich mit dem einen oder anderen Politiker einig war, mal eben für ne halbe Million Mark ne EDV-Anlage hinstellen.
Eine kleine Historie der IT aus den letzten 40 Jahren
Geht auch nur bis 2014, aber zeigt schön die Entwicklung …
Die 80er – Computer waren noch riesige Maschinen, die ganze Räume füllten. Die ersten Personal Computer, wie der IBM PC, hatten gerade erst ihren Weg in die Büros gefunden. Wir arbeiteten mit Disketten, die nur wenige Kilobyte speichern konnten, und das Internet, wie wir es heute kennen, war noch ein ferner Traum.
Die sogenannten „Wesen“ wie Einwohnerwesen und Personalwesen wurden noch beim Rechenzentrum OGRZ (Ostfriesisches Gebietsrechenzentrum), das spätere KIDO (scherzhaft als „Keiner informiert den Ostfriesen“) eingesetzt. Man konnte hier nur Daten eingeben und hoffte, dass die in Wilhelmshaven schon richtig gerechnet würden.
Das wollten wir durchbrechen, in dem wir die sogenannte „mittlere Datentechnik“ einführten.
Jeder Hersteller kochte dabei sein eigenes Hard- und Softwaresüppchen, um ja nicht Konkurrenz aufkommen zu lassen, d.h., wer sich einmal entschieden hatte für ein System (in den 80er und frühen 90er Jahren waren dies für uns Systeme der Firma Siemens und Kienzle), konnte nicht mehr zurück (Apple gefällt das).
Die 90er – Das World Wide Web, sprich „Arbeiten im Browser“ wurde „erfunden“ (gibts tatsächlich erst seit den Neunzigern, Westoverledingen hatte damals mal den siebten Platz der besten kommunalen Webseiten Deutschlands, was eventuell daran lag, dass es nur 10 kommunale Webseiten gab).
In den Neunzigern wurde auch von 4stelligen auf 5stellige Postleitzahlen umgestellt, was in der Welt der Massenverarbeitungs-IT schon eine echte Herausforderung war.
Die 2000er – Beginnend mit der Angst vor dem „Millenium-Bug“ (damals stellten die Computerkalender sich von einer 1 im Jahr vorne auf eine 2 vorne um, viele Programmierer hatten schlicht nicht erwartet, dass deren Konstrukte länger genutzt würden) begann das Jahrzehnt mit der Einführung von Smartphones und Tablets, was unsere Art, mit Informationen umzugehen, deutlich änderte.
2002 wurde dann europaweit eine neue Währung eingeführt, ein Mammut-Projekt, bei dem man sehen kann, was alles geleistet werden kann, wenn sich alle Beteiligten einig sind.
Dann kam in 2010ern Cloud-Computing, sprich, die Daten liegen nicht mehr unbedingt auf einer lokalen Festplatte, sondern im Internet.
Das Ganze führt unter anderem zu einer veränderten Medienwahrnehmung, aus kaum einem Haushalt lassen sich Streaming-Dienste wie Netflix, Spotify etc. wegdenken, das haptische Wahrnehmen (und auch wertschätzen) von Medien hat sich schwer verändert (schenkt mal heute jemanden unter 20 eine CD, dann wisst ihr, was ich meine).
Heute, im Jahr 2024, stehen wir an der Schwelle zu einer neuen Ära der Technologie. Künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und das Internet der Dinge sind keine Zukunftsvisionen mehr, sondern Realität.
Diese Technologien haben das Potenzial, unsere Arbeitswelt erneut grundlegend zu verändern und uns neue Möglichkeiten zu eröffnen.
Nicht zuletzt Corona hat uns gezwungen, die Art zu arbeiten zu überdenken und uns Dinge wie Videokonferenzen und HomeOffice bzw. mobiles Arbeiten beschert, welches die Gesellschaft nachhaltig verändert.
Heute …morgen und übermorgen
Während meiner 40 Jahre (zum allergrössten Teil in der IT) habe wir viele Veränderungen miterlebt und zahlreiche Herausforderungen gemeistert.
Doch eines ist bei mir immer gleich geblieben: die Leidenschaft für Technologie und die Freude daran, innovative Lösungen zu finden. Ich bin stolz darauf, Teil dieser aufregenden Reise gewesen zu sein und freue mich darauf, auch in Zukunft mit Euch zusammen die Entwicklungen in der IT-Welt und bei der Gemeinde Westoverledingen mitzugestalten.
Ich möchte mich bei all meinen Kolleginnen und Kollegen bedanken, die mich auf diesem Weg begleitet haben. Ohne eure Unterstützung und Zusammenarbeit wäre dieser Erfolg nicht möglich gewesen.
Lasst uns gemeinsam in die Zukunft blicken und weiterhin daran arbeiten, die Welt zu verbessern – nicht nur in Sachen Digitalisierung!
Liebe Freunde der gepflegten Dokumenten-Verwaltung,
seit dem 11.10.24 gibts ein neues Regisafe-Update.
Am auffälligsten ist sicherlich die Änderung in den Farben und den Symbolen. Die grundsätzliche Funktionalität ist natürlich geblieben.
Ganz neu ist die Funktion LEXIKON, bei der man für sich und andere Dinge gesammelt organisieren wie z.B. Welche Dienstanweisungen haben wir wofür und wo finde ich die? Welche Prozesse haben wir beschreiben und was mach ich damit usw. usf.
Wenn Ihr selber ne Idee habt a la „Mensch, das müsste ich mal strukturiert für die anderen aufschreiben“ – gerne melden.
Dieses Update dient als Vorbote für ein größeres, welches in den nächsten Wochen kommt.
Wer wissen möchte, was genau alles in dem Update enthalten ist, kann sich am besten darüber auf dieser Webseite [KLICK] informieren.
Übrigens bieten wir im Hause im November auch Einführungsschulungen an, die Infos dazu findest Du [hier].
Wir nutzen Regisafe schon sehr lange. Vor fast 20 Jahren haben wir als Azubi-Projekt einen kleinen Film gedreht, in dem die Unterschiede zwischen klassischer analoger und digitaler Verarbeitung gezeigt werden.
Die Seite informiert Dich über neues, wenn Du Deine Mail-Adresse einträgst.
Trau Dich!
Es gab einige Rückmeldungen, dass man nach Aufruf des Links in der „Ja ich möchte wirklich informiert werden“ – E-Mail ein „Bad Request“ angezeigt bekommt.
Sollte dies der Fall sein, so bitte ich um kurzes Bescheidsagen über das Kontaktformular. Ich richte dann die Adresse manuell ein.
Es wird viel Blödsinn darüber geschrieben (google Weltherrschaft), nichtsdestotrotz wird die KI unser aller Leben deutlich beeinflussen.
Schaut man sich mal die paar kommunalen Anwendungen an, die es schon gibt (im Landkreis Lüchow-Dannenberg werden z.B. Protokolle mittels KI erfasst) oder denkt mal an Möglichkeiten wie „Hey, Regisafe, gib mir mal meine LOB-Vorschläge des letzten Jahres raus und mache mir Vorschläge für neue“ kann erahnen, was da noch auf uns zukommt.
Zufällig habe ich beim KGSt-Stöbern folgendes Dokument entdeckt (einfach auf das Bild klicken), welches als Einstieg der KI für die Kommunalverwaltung ganz hilfreich sein könnte.
