Die Gemeinde Westoverledingen kriegt bestimmt irgendwann mal einen Orden für den am längsten durchhaltenden DMS-Regisafe-Kunden, wir laufen auf das 30. Jahr der Nutzung zu – boah.
Im Laufe der Jahre haben wir viel an der Aktenstruktur getüftelt und viele Mitarbeiter nutzen das System zur Dokumentenablage, klasse.
Allerdings haben sich viele angewöhnt, Dokumente direkt unter das „rote“ Sachaktenzeichen abzulegen. Soll nicht, is so, als ob man alle Papiere, die man hat, in einen Kleiderschrank legt.
Legt man seit heute ein Schriftstück direkt unter einem Aktenzeichen an, kommt deswegen spätestens beim Erstellen der Mecker:
Nanu, kaputt?
Nee. Falls Dus noch nicht wusstest: Die Sachaktenzeichen sind zur Ordnung der „Sachen“ da, sind also ein Abbild unseres „offiziellen“ Aktenplans, deswegen kann auch kein Sachbearbeiter selber Aktenzeichen anlegen.
Für die eigene Struktur sollen die „grünen“ Teilakten / Vorgänge benutzt werden.
Ein Beispiel:
Als Aktenzeichen gibt es den Punkt
Bisher konnte mal alles zum Thema Schafzucht unter diesem Aktenzeichen ablegen. Ist man ein erfolgreicher Schafzüchter, kommen da schon viele Dokumente zusammen. Wie schön wärs doch, die eigene Schafzucht-Orga abzubilden.
Könnte zum Beispiel so aussehen:
Diese Teilaktenzeichen sind recht leicht anzulegen, haben den Vorteil, sich selber eine Struktur aufbauen zu können und man hat jetzt nicht mehr die Situation, dass unter einem Aktenzeichen mal eben 1200 Dokumente liegen, was der Übersichtlichkeit eher schadet.
Die Einstellung, Dokumente nur unter einem Teilaktenzeichen anlegen zu können, betrifft übrigens nur das Neuanlegen von Dokumenten. Die bisherigen Dokumente direkt unter der Aktenzeichenstruktur bleiben ja liegen, sollten aber beizeiten in die Struktur verschoben werden.
Ich bitte darum, sich da mal ein paar Gedanken zu machen. Ja, es ist ein klein wenig mehr Aufwand, hat man immer schon in dieser Logik gearbeitet, merkt mans gar nicht.
Ist der Aufwand so hoch, dass die tägliche Arbeit immens beeinträchtigt wird, bitte ich, sich bei mir zu melden.
Solltet Ihr Hilfe benötigen, gerne ein Ticket an die IT.
Immer ein offenes Ohr …
Hardy Hessenius