Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir werden täglich mit einer Flut an Informationen überhäuft, die uns über die verschiedensten Kanäle erreichen – Outlook, Datei-Ordner, Desktop, USB-Sticks und Co.
Demnächst kommt auch noch unser digitaler Posteingang hinzu, über den ebenfalls Informationen verarbeitet werden müssen. Dass ohnehin alle Papierakten digitalisiert werden sollten, versteht sich von selbst.
Am besten machen wir es uns zur Gewohnheit, eingehende Informationen direkt in ein Dokument für unser Dokumenten-Management-System (DMS) zu verwandeln. Ist dieses im passenden Vorgang abgelegt, eröffnet das fantastische Möglichkeiten:
- Aus „meins“ wird „unser“ – gut fürs Karma: Ein Dokument auf dem Desktop oder in Outlook existiert für die restliche Verwaltung nicht. Im Krankheits- oder Vertretungsfall stehen die Kollegen vor verschlossenen Türen. Im DMS ist das Wissen im Haus gesichert.
- Entspannung für den Kopf – gut für die Seele: Ein DMS ist nicht nur eine digitale Schublade. Es unterstützt uns aktiv bei der Arbeit, entlastet den Kopf und schafft Freiräume für neue Ideen.
- Clevere Funktionen, die den Alltag erleichtern:
- Wiedervorlage: Du brauchst eine Erinnerung? Regisafe erinnert dich in zwei Wochen automatisch daran, dass es Zeit für die nächste Prüfung ist.
- Nichts mehr verpassen: Jede Akte lässt sich abonnieren. Regisafe gibt dir Bescheid, sobald sich dort etwas tut („Hey, schau mal kurz nach!“).
- Zwei Millionen Dokumente auf dem Handy: Mit der Regisafe-App hast du überall dort Zugriff auf alle Dokumente, wo es Netz gibt – inklusive eines riesigen, mobilen Adressbuchs.
- Rechtssicher nachvollziehbar: Regisafe merkt sich jeden Bearbeitungsschritt. Dank des Aktivitätsprotokolls lässt sich jederzeit belegen, wann ein Dokument digital signiert oder weitergeleitet wurde.
Ein häufiges Argument gegen die DMS-Ablage lautet: „Das Suchen im Aktenplan dauert ewig und für mein Dokument gibt es gar kein passendes Aktenzeichen.“
Die gute Nachricht: Der Aktenplan ist eine Orientierungshilfe, keine unüberwindbare Mauer. Da man sich Vorgänge auch selbst anlegen kann, hat jeder die Möglichkeit, eine sinnvolle Struktur aufzubauen – am besten direkt fürs ganze Team.
Lasst uns den Schritt gehen und von Einzelkämpfern am eigenen PC zu einem echten Team im DMS zusammenwachsen. Ja, die richtige Ablage erfordert im ersten Moment vielleicht zwei Klicks mehr. Aber diese Klicks sparen uns allen – und dir selbst bei der nächsten Suche – im Nachhinein unzählige Stunden an Recherche, Rückfragen und Suchaufwand.
Ihr habt Fragen zu den genannten Funktionen? Ihr habt ne Idee, wie man das toll in seinen Arbeitsalltag einbinden kann? Immer her damit!