Im Zuge der immer stärker werdenden Digitalisierung benötigt man die Möglichkeit, digitale Unterschriften leisten zu können.
Digitale Unterschrift bedeutet nicht, dass man seine gescannte Unterschrift unter ein Schreiben einklebt, sondern dass man mittels elektronischer Verfahren sicher sein kann, dass das Dokument wirklich von dieser Person zu dieser Zeit signiert wurde.
Wer schon einmal in unser Standesamt geblickt hat, dem ist vielleicht der Kartenleser aufgefallen, mit dem die Standesbeamten mittels Ihrer Signaturkarte und der Eingabe eines PINs die amtlichen Dokumente signieren.
Um Euch langsam an diese Art der Signierung heranzuführen, bieten wir die Möglichkeit zur Signatur auch im Dokumenten-Management an. Wir arbeiten (vorerst) noch nicht mit Signaturkarten, sondern einem Passwort-Verfahren.
Was muss ich tun, um mitspielen zu können?
Ganz einfach, um sicherzugehen, dass Du der/diejenige bist, die die Unterschrift leistet, ist es einmalig erforderlich, sich ein Passwort für die digitale Unterschrift einruzurichten.
Dieses geht ganz leicht über das Menü PROGRAMM – Unterpunkt PASSWORT FÜR DIE ELEKTRONISCHE UNTERSCHRIFT…
Nach Anwahl dieses Punktes erscheint die Passwort – Aufforderung:
Das wars schon, zweimal eingeben, auf OK klicken – fertig.
Oh, da steht, ich soll mein altes Kennwort eingeben, weiss es aber nicht mehr? Keine Sorge, man kann das zurücksetzen, einfach ein Ticket an die IT schreiben (das können und dürfen nur Administratoren).
Praktischer Einsatz der elektronischen Signatur
Momentan bietet es sich an, die elektronische Signatur für verwaltungsinterne Zwecke zu verwenden.
Der Beispielfall zeigt, wie das klickmässig umzusetzen ist. Gerne selber Szenarien überlegen, wo es Sinn macht, eine bestätigte digitale Unterschrift auf einem Dokument zu haben (z.B.
- Vermerk an den Vorgesetzten, dass eine Akte geschlossen werden soll
- Bestellung für einen größeren Artikel geschrieben und der Vorgesetzte soll mit der Unterschrift genehmigen, dass bestellt werden darf.
)
Im vorliegenden Beispiel habe ich einen Vermerk geschrieben und möchte, dass mein Kollege per digitaler Unterschrift Kenntnis davon nimmt.
- Dokument anklicken und mit rechter Maustaste den Punkt ELEKTRONISCHE UNTERSCHRIFT, Unterpunkt UNTERSCHRIFT ANFORDERN auswählen
- Der Kollege bekommt jetzt eine Mail, in der er aufgefordert wird, die Unterschrift zu leisten. Dieses bewerkstelligt er, in dem er einfach oben auf “Erledigen” klickt.
- Der Kollege ist von dem Vermerk begeistert und bestätigt seine zu leistende Unterschrift mit Klick auf OK.
- Nun ist entsprechend die Unterschrift mit dem sich selbst vergebenen Passwort zu bestätigen. ´
- Die Unterschrift ist nun geleistet, der Anfordernde wird über die Unterschrift informiert.
- Natürlich lässt sich auch später bei jedem Dokument erkennen, dass dieses elektronisch unterschrieben wurde
Eigentlich ganz einfach, oder?
Wünsche, Ängste, Nöte, Anregungen?
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