Wie funktioniert der Synology Datei-Upload?

Wenn man größere Dateien versenden möchte muss man das nicht über WeTransfer machen oder eine Freigabe für OneDrive erstellen.

Viel einfacher ist es, wenn man unseren NAS (Network Attached Storage – [zu deutsch] ans Netzwerk angehangener Speicher) nutzt und Dateien ganz einfach per Link und mit Passwortschutz intern und extern versenden kann.

Um bei Synology eine Datei Hochzuladen, geht man zunächst auf die Seite Gemwol.de. Dort kann man auf den Knopf Synology Datei-Upload klicken, um auf die Weboberfläche des NAS zu gelangen.

Dort angelangt muss man sich mit den Standard-Anmeldedaten einloggen, die man auch bei der Anmeldung bei Citrix verwendet. Also vorname.nachname@westoverledingen.de und das dazugehörige Passwort.

Die Daten werden aus der AD genommen, also wenn man das Passwort mal ändern sollte werden diese direkt für den NAS übernommen.

Auf der Weboberfläche angekommen klickt man auf “File Station”.

Hier kann ich nun Dateien hochladen, über den Knopf “Hochladen”. Hier im Beispiel habe ich ein Bild hochgeladen.

Um eine oder mehrere Dateien zu versenden wählt man die Datei(en) aus und klickt zunächst auf “Aktion” und anschließend auf “Freigeben”.

Jetzt öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier muss man mehrere Arbeitsschritte erledigen:

1. Sicheren Austausch aktivieren – das Kästchen ankreuzen
2. Datenschutzeinstellungen: wenn man etwas extern versendet wählt man über das kleine Dreieck auf der rechten Seite “Öffentlich – Kennwortschutz” aus. Darunter muss man ein Passwort festlegen. → Das Passwort muss man natürlich dem Empfänger mitteilen. Also am besten das Passwort irgendwo notieren. Notfalls kann man es aber auch im Nachhinein abändern.
3. Sind diese beiden Schritte erfolgt, so kann man auf “Speichern” klicken.
4. Danach öffnet man erneut das Freigabefenster und kopiert den Link. → Es ist sehr wichtig, dass man erst die Einstellungen speichert bevor man den Link kopiert, da ansonsten die Datei ungeschützt versendet wird.

Für alle Technikbegeisterten hier nochmal ein paar optionale Einstellungen:
Man hat die Möglichkeit die Datei(en) ab und bis zu einem bestimmten Datum verfügbar machen. Dazu die Kästchen ankreuzen und das Datum auswählen.
Zudem kann man auch eine begrenzte Anzahl an Zugriffen festlegen, über „Anzahl zulässiger Zugriffe„.

Und so einfach ist es Dateien zu versenden, die in keine E-Mail passen!

Wer schon mal Hilfe der IT gebraucht hat, wurde meist dezent darauf hingewiesen, doch bitte ein Ticket zu schreiben.

Einfach kann man dies machen, in dem man eine Mail an hilfe@westoverledingen.de schreibt.

Dann bekommt man jedesmal eine Mail, wenn sich im Ticket was ändert. So weit, so gut.

Allerdings … wenn sich viel bei einem Ticket tut, wirds doch im Mailfach langsam unübersichtlich, man kann nicht unbedingt erkennen, was jetzt von einem verlangt wird und muss sich ab und an durch die Mails durcharbeiten.

Das geht viel schöner, wenn man sich das Ticket-Schreiben per Browser angewöhnt.

Geht ganz simpel:

Auf der Ticket-Seite aus gemwol.de oder unter diesem Link anmelden.

Meist muss man sich dann erstmal mit seinen Windows-Userdaten (die mit denen man sich täglich anmeldet) anmelden:

Hat man dies hinter sich gebracht, gibts zum einen die Möglichkeit, oben rechts nach Klick auf „Anfrage einreichen“ ein neues Ticket zu schreiben.

Zudem sieht man alles, was man so an Tickets verursacht hat, diese kann man durch das Dropdownmenü „Status“ zu filtern, was z.B. noch offen ist, wo noch eine Antwort erwartet wird usw.

Filtert man die „offenen“ Tickets, siehts schon deutlich übersichtlicher aus:

Und was noch viel toller ist: Klickt man ein Ticket an, sieht man den Verlauf der Unterhaltung komplett.

Probiert´s aus, so macht Ticketing viel mehr Spass 🙂 …