Kategorie: DMS – Dokumenten-Management

Die Gemeinde Westoverledingen kriegt bestimmt irgendwann mal einen Orden für den am längsten durchhaltenden DMS-Regisafe-Kunden, wir laufen auf das 30. Jahr der Nutzung zu – boah.

Im Laufe der Jahre haben wir viel an der Aktenstruktur getüftelt und viele Mitarbeiter nutzen das System zur Dokumentenablage, klasse.

Allerdings haben sich viele angewöhnt, Dokumente direkt unter das „rote“ Sachaktenzeichen abzulegen. Soll nicht, is so, als ob man alle Papiere, die man hat, in einen Kleiderschrank legt.

Legt man seit heute ein Schriftstück direkt unter einem Aktenzeichen an, kommt deswegen spätestens beim Erstellen der Mecker:

Nanu, kaputt?

Nee. Falls Dus noch nicht wusstest: Die Sachaktenzeichen sind zur Ordnung der „Sachen“ da, sind also ein Abbild unseres „offiziellen“ Aktenplans, deswegen kann auch kein Sachbearbeiter selber Aktenzeichen anlegen.

Für die eigene Struktur sollen die „grünen“ Teilakten / Vorgänge benutzt werden.

Ein Beispiel:

Als Aktenzeichen gibt es den Punkt

Bisher konnte mal alles zum Thema Schafzucht unter diesem Aktenzeichen ablegen. Ist man ein erfolgreicher Schafzüchter, kommen da schon viele Dokumente zusammen. Wie schön wärs doch, die eigene Schafzucht-Orga abzubilden.

Könnte zum Beispiel so aussehen:

Diese Teilaktenzeichen sind recht leicht anzulegen, haben den Vorteil, sich selber eine Struktur aufbauen zu können und man hat jetzt nicht mehr die Situation, dass unter einem Aktenzeichen mal eben 1200 Dokumente liegen, was der Übersichtlichkeit eher schadet.

Die Einstellung, Dokumente nur unter einem Teilaktenzeichen anlegen zu können, betrifft übrigens nur das Neuanlegen von Dokumenten. Die bisherigen Dokumente direkt unter der Aktenzeichenstruktur bleiben ja liegen, sollten aber beizeiten in die Struktur verschoben werden.

Ich bitte darum, sich da mal ein paar Gedanken zu machen. Ja, es ist ein klein wenig mehr Aufwand, hat man immer schon in dieser Logik gearbeitet, merkt mans gar nicht.

Ist der Aufwand so hoch, dass die tägliche Arbeit immens beeinträchtigt wird, bitte ich, sich bei mir zu melden.

Solltet Ihr Hilfe benötigen, gerne ein Ticket an die IT.

Immer ein offenes Ohr …

Hardy Hessenius

Kennst Du das Krümelmonster?

Das frisst alles, was ihm vor die (nicht vorhandene) Nase kommt.

Wir haben so ein Krümelmonster für alle Arten von Informationen, die man am Computer in Ordnern, Mailprogrammen etc. hat. Dieses Krümelmonster nennt sich Regisafe.

Darin sollen alle digital verfügbaren Informationen (sofern sie sich nicht in Fachverfahren befinden) gelagert werden. Wenn wir anfangen, unsere Eingangspost zu digitalisieren, brauchen wir also digitale Akten.

Ein paar Vorteile, wenn man seine Daten in Regisafe aufbewahrt:

• Es gibt einen schön strukturierten Aufbau, der es ermöglicht, Dokumente nach einer gewünschten Ordnung abzulegen (und wiederzufinden)
• Durch ein feines Rechtesystem kann man bestimmen, wer welche Informationen sehen und bearbeiten können soll. Dies geht sogar über bestimmte Zeiträume (wenn man möchte, dass eine Person mich nur während meines Urlaubes vertreten soll)
• Sobald ein Dokument in Regisafe liegt, ist es automatisch über die Regisafe-App, die auf Smartphones und Tablets läuft, erreichbar. Also mal eben auf einer Sitzung, auf der man keinen PC dabei hat, sich eine Information holen, ist kein Problem.
  Ist Dein Adressbestand in Regisafe sauber gepflegt, kannste Dir dort schnell mal ne aktuelle Telefonnummer von dieser oder jener Person besorgen (und auf dem Handy sogar direkt aus Regisafe dei Nummer wählen lassen)
• Regisafe kann so Sachen wie „Wiedervorlage“ – das System erinnert mich an Fristen, nix wird mehr „verschwitzt“

Aber …

Ich hab ja gar keine elektronischen Akten in Regisafe oder meine Struktur passt gar nicht?

Da empfehle ich ein Gespräch mit der Digitalisierung, um sich das mal anzuschauen und eine Struktur aufzubauen.

Ich habe mir so eine schöne Windows-Ordnerstruktur gebastelt, wie krieg ich die in Regisafe rein?

Das Krümelmonster ist ganz schön hungrig und war listig bei der Findung von Methoden, an was zu essen zu kommen. Ein paar dieser Methoden möchte ich hier nennen:

Zieh!

Man kann in Regisafe Dokumente einfach per Drag and Drop reinziehen, das ist für einzelne Dokumente ganz schön. Grundsätzlich kann Regisafe alles verarbeiten, was man auf einem Computer speichern kann, man kann also nicht nur Office-Dateien und PDFse ablegen, sondern auch mal ne Datei mit Bildern oder eine DTA-Datei.

Importier!

Hat man aber mehrere hundert Dokumente und diese auch noch schön verschachtelt in Ordnern, gibt es ein Tool, welches genau die Struktur in Regisafe abbildet. Das sollte in Absprache mit der Digitalisierung und der IT erfolgen.

Ordne!

Du kannst Regisafe anweisen, Ordner zu überwachen und immer, wenn in diesem Ordner was liegt, bietet Regisafe an, dieses in eine elektronische Akte abzulegen. Vorteil: Man kanns nicht vergessen 🙂

Druck! – aber natürlich virtuell

Es gibt ja manchmal Sachen wie z.B. Internetseiten, die sich nur schwer abspeichern lassen oder ein Fachverfahren, welches Daten nur in einem Fenster ausgibt.

Sofern sich diese Sachen drucken lassen, kann man den sogenannten „IQ-Drucker“ verwenden, dieser erzeugt aus der Bildschirmanzeige was abzulegendes.

Alternativ gibts die Möglichkeit, ein Dokument als PDF abzuspeichern und dann über die unter „ZIEH!“ genannte Möglichkeit abzulegen

Fazit:

Es gibt ne Menge Methoden, seine Daten in das DMS hineinzubekommen. Wie dies im Einzelnen funktioniert, steht in der Regisafe-Onlinehilfe oder wird demnächst noch näher beschrieben.

Sollten Ideen oder Fragen zu einem dieser Themen sein, gerne bei der Digitalisierung melden.