Immer häufiger erreichen uns Anfragen von aussen, wohin die ab 2025 pflichtmässig zu empfangenden eRechnungen hin sollen und ab und an wird gefragt, welches Format wir da empfangen wollen.
Kurze Erklärung, gefolgt von Handlungsempfehlungen (wers eilig hat, scrollt runter zu den Handlungsempfehlungen):
eRechnung, was ist das?
Dass man Rechnungen per Mail versenden kann, ist ein alter Hut und kennt jeder. Für einige ist das schon Digitalisierung, für andere nur ein anderes Medium.
Nichtsdestotrotz müssen Rechnungen ausgedruckt, bestätigt und gestempelt werden und in der Buchhaltung werden dann in die Buchhaltungssoftware der Zahlungsempfänger, der Betrag und was man sonst noch so zum Verbuchen braucht eingegeben.
Da hat man sich europaweit gedacht: „Das muss doch irgendwie anders gehen, damit man Daten nicht mehrfach von einer Form in die andere bringen muss“. Am Ende kam man auf die eRechnung, von der es zwei Geschmacksrichtungen gibt:
Geschmacksrichtung 1 – Zucker mit Zimt – das ZugFerd
Nein, ich habe keinen Schlaganfall, ZugFerd ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – wow.
Rechnungen, die im ZugFerd-Format sind, haben folgende Bestandteile:
- Eine PDF-Rechnung, in der wie gehabt alle Rechnungspositionen stehen, kann man ausdrucken, alles, wie man es kennt
- Eine Datei im sogenannten XML-Format, in der in einer Art Datenbank alle Rechnungsinformationen drinstehen, so, dass man mit einer entsprechend schlauen Software die Daten automatisch einlesen und nicht wieder eintippen muss
Geschmacksrichtung 2 – Nur Zimt (wegen Weihnachten) – die eRechnung
Die Leute, die sich das mit der eRechnung ausgedacht haben, dachten sicher „wenn wir den Leuten lang genug Zeit zum Üben geben mit dem ZugFerd, dann modernisieren die sicher, wos nur geht und dann brauchen die PDF-Datei gar nicht mehr, da man sicher die Vorteile des automatischen Imports nutzt“ … und damit Willkommen in der Behördenwelt …
Egal, die „echte“ eRechnung besteht nur noch aus dem XML-Teil, also, wer also eben schön mitgelesen hat, aus folgendem:
2. Eine Datei im sogenannten XML-Format, in der in einer Art Datenbank alle Rechnungsinformationen drinstehen, so, dass man mit einer entsprechend schlauen Software die Daten automatisch einlesen und nicht wieder eintippen muss
Überlegt man sich mal den ganzen Prozess, ist das sehr sinnvoll, das so zu machen.
Laber, laber – was muss ich als Sachbearbeiter denn jetzt machen, jetzt kommt die Handlungsempfehlung:
In der Regel werden wir von den Rechnungs-Versendern folgendes gefragt:
- Wo kann ich die Rechnung hinschicken?
Da eRechnungen logischerweise auf elektronischem Weg versendet werden, allen Anfragern bitte die Mail-Adresse rechnung@westoverledingen.de als Empfängeradresse geben. - Welches Format können Sie verarbeiten?
Wir können beide Formate verarbeiten, ZugFerd und eRechnung. Wenn einer ZugFerd anbietet, gerne diese Option wählen. - Ab und zu kommt die Frage nach der LeitwegID (repektive Peppol-ID)
Wir haben diese ID, da das Verfahren von uns mit dem Land Niedersachsen noch nicht 100% synchronisiert ist, möchten wir die im Moment nicht nutzen, da wird 2025 sicher noch was kommen. Deswegen verrate ich die ID hier nicht.
Ich gehe davon aus, dass die Zahl der eRechnungen 2025 dramatisch zunehmen wird, es wird also sicher noch mehr Beiträge wie diesen zum Thema geben!