Regisafe hat eine Outlook-/Exchange-Synchronisation, die es ermöglicht, Mails und Termine sowohl in Outlook wie auch in Regisafe aktuell zu halten. Es ist eine echte Synchronisation, das bedeutet, dass eine aus Regisafe versandte Mail auch im Outlook-Postfach ist und umgekehrt.

Genau so funktioniert dies mit Terminen aus Outlook. Auch diese können in Regisafe synchronisiert werden.

Warum sollte man das nutzen?

Viele benutzen Outlook als „Pseudo-DMS“, legen sich Ordner an, schieben die Mails da rein, alles super. Bis man nicht mehr bei der Gemeinde arbeitet, man im Urlaub oder krank ist. Dann kommen die Kollegen ohne die Hilfe der IT schwer an die Informationen ran. Natürlich hat jeder seine eigene Struktur in Outlook aufgebaut, der eine nach Sachthemen, der andere nach Projekten, der Dritte nach Empfängern – viel Spass beim Suchen.

Regisafe ist unser zentraler Ort, an den alle (Berechtigten) herankommen, also deutlich besser geeignet zur Zusammenarbeit.

Wenn man Mails in Regisafe ablegen möchte, gibt es die Möglichkeit, diese aus Outlook in Regisafe rüberzuziehen. Schöner ist es, wenn man dies direkt aus Regisafe machen kann.

Kleiner Hinweis: Ihr seid verpflichtet, alles was zu einem Verwaltungsakt gehört, ordnungsgemäß abzulegen. Unsere zentrale Ablage, sofern nicht in Papier vorhanden, heisst Regisafe.

Wie legt man denn ab?

Es gibt in dem Regisafe-Mail drei Möglichkeiten, mit Mails „aktentechnisch“ umzugehen:

1 – Ablegen: die Mail und alles was dranhängt, wird in Regisafe abgelegt, vorher kommt das bekannte Ablegefenster, dass nach dem Aktenzeichen etc. fragt. Die Mail bleibt im Postfach, jetzt man ein Exemplar in der Akte und eins im Mailfach – muss man aufpassen, dass man nicht alles doppelt hat.

2 – Erledigen: Bester Knopf, bedeutet: Die Mail hab ich gelesen und brauch ich nicht mehr, also kann die weg. Draufklicken – und schwups isse verschwunden. Liegt noch ein paar Tage im Ordner „Erledigt“, also keine Angst haben.

3 – Ablegen und Erledigen in einem Schritt: Ein Klick auf diesen Button macht beides, legt die Mail in die zuständige Akte und erledigt die danach, sprich – raus aus dem Mailfach.

Und Outlook is jetzt weg?

Man kann gern sein Outlook weiterverwenden, um auf dem Handy Mails zu lesen/zu schreiben, für interne „echte“ Verwaltungsvorgänge kann man nahtlos Regisafe verwenden, Mails direkt aus dem System schreiben, Workflows verwenden usw.

Ein weiterer Vorteil:
Man bekommt seine Regisafe-Mails auch in Outlook, es ist also egal, von wo einer mir schreibt.

Aber wenn ich zweimal Mails bekomme, piepts ja auch zweimal …

Jetzt krieg ich ja die Mail in Outlook UND in Regisafe, dann krieg ich ja auch zweimal nen Hinweis, dass ich ne Mail hab – der Stress bringt mich um!

Ernstgemeinter Tipp: Ich würde das Piepen sowohl bei dem einen Mailprogramm (Outlook) wie auch bei dem anderen (Regisafe) deaktivieren. Lieber ab und an mal in sein Fach schauen, obs da was neues gibt, viel schöner für den Arbeitsflow … wer möchte, kann die Benachrichtigung auch nur in einem System deaktivieren, um immer auf der Höhe der Zeit zu sein.

Wie richtet man die Synchronisation ein?

Ganz einfach :

In Regisafe in das Menü PROGRAMME – EINSTELLUNGEN gehen …

Dort den Punkt Exchange-Synchronisation aufrufen

Dieser hat zwei Unterpunkte:

• Synchronisationseinstellungen

• Zugangsdaten

Schauen wir uns zunächst die Synchronisationseinstellungen an:

Am besten einfach alles anklicken und mit OK schliessen.

Wenden wir uns nun den Zugangsdaten zu:

Als Anmeldename nimmt man seine Mailadresse, also grundsätzlich vorname.nachname@westoverledingen.de

Als Passwort nimmt man das aktuelle Passwort, welches zum morgendlichen Anmelden in Windows benutzt wird. ACHTUNG: Ändert man das Passwort, muss man es auch hier ändern, das geht zur Zeit noch nicht automatisch

Bei E-Mail-Adresse trägt man seine Mail-Adresse ein, also wieder vorname.nachname@westoverledingen.de

Mit OK speichern.

Nachdem man die Systemeinstellungen geschlossen hat, dauert es jetzt ein Weilchen, bis die Daten synchronisiert sind, dies hängt ab von der Menge der in Outlook vorhandenen Daten.

Alles, was in Outlook in Ordnern vorhanden ist, wird auch in Regisafe mit übernommen (es is ja ne Synchronisation).

Wenn das Synchronisieren fertig ist, kann das Ergebnis so aussehen:

Links sieht man die Outlook-Ordner, in der Mitte die Mails und rechts die Details.

Ab jetzt kannst Du synchronisiert arbeiten 🙂